Molti problemi di comunicazione tra imprese sorgono perche' i destinatari dei documenti (siano essi persone fisiche o programmi) non sono in grado di leggere o comprendere le informazioni ricevute dall'esterno. Le ragioni alla base di tali difficolta' possono essere ricondotte a due grandi categorie:

• il documento e' stato realizzato in un formato non compatibile con i sitemi a disposizione del destinatario (l'impedimento e' di tipo ''fisico'');
• il mittente ed il destinatario usano ''linguaggi'' differenti attribuendo cosi' significati diversi alle stesse informazioni (le difficolta' sono di tipo ''sintattico'' e ''semantico'').

Entrambi i problemi possono essere risolti grazie alla produzione dei documenti in formato XML (Extensible Markup Language). L'XML consente, infatti, al mittente di creare documenti di testo leggibili da chiunque, indipendentemente dal possesso della piattaforma software utilizzata per la loro realizzazione. Appare quindi evidente come esso sia particolarmente adatto per la creazione di documenti destinati ad essere scambiati con altri utenti / sistemi.
Il problema della semantica e della sintassi dei documenti e' invece affrontato attraverso la realizzazione di ''vocabolari'' condivisi, ossia di descrizioni di dati XML generalmente utilizzati nello scambio di informazioni nell'ambito di specifici settori. DTDs e Schemi (vengono cosi' specificati i vocabolari in XML 1.0) contenegono le regole secondo cui i documenti XML sono redatti.